Így válaszd a tökéletes rendezvény helyszínt

Egy rendezvényhelyszín választása során igen sok lehetőség közül választhatunk, és választék leszűkítése azonban kihívást jelenthet, mivel rengeteg lenyűgöző helyszín áll rendelkezésre. Ha céges rendezvényt tervezünk, és rendezvényszervezési tippekre van szükségünk a rendezvényhelyszín bérlés az ideális helyszín kiválasztásához, olvasd el a legfontosabb szempontokat, amelyeket figyelembe kell venni a helyszín kiválasztásakor.

Párosítsd a helyszínt a szezonnal

Bár az időjárás előre láthatóan kiszámíthatatlan, a helyszín és a szezon párosítása jó kezdet egy tökéletes matchyhez. A megfelelő egyensúly megteremtése biztosítja, hogy a résztvevők jól érezzék magukat, és így a legtöbbet hozhatjuk ki az egyes szezonok nyújtotta lehetőségekből. A szezonnak megfelelő helyszín kiválasztásához vegyük figyelembe a következő elemeket:

1. Hangulat

Ha egy csipetnyi extra hangulatot keresel az összejövetelhez, vedd figyelembe az évszakokat és a hangulatukat, amikor a rendezvényt tartanánk.

Egy téli esemény drámai és luxus hangulatot áraszt. Ha például egy hidegebb régióban élsz, ahol esik a hó, akkor a csillogó hó éles fehérsége és a csupasz fatörzsek adják az alkalom hátterét. Öltöztesd az őszi rendezvényt a változó levelek arany árnyalataiba és a friss szellőbe, amely egy-két extra réteget igényel a meleghez.

A nyári események beépített ünnepi hangulatot adnak a vidám napsütéses napokra, míg a tavasz romantikus varázsa az új bimbóknak és a friss növényzetnek. Ha olyan helyszínt választunk, amely kiemeli a szabadtéri szépséget, akkor az alkalom természetes hangulatot áraszt.

2. Az időjárás befolyásolja a tevékenységeket

Ha szabadtéri tevékenységeket tervezel rendezvényedre, jobb, ha a nyári hónapokat választod, kivéve, ha természetesen egy osztályok közötti hóemberépítő versenyt vagy valamilyen csapatépítő szánkózást tervezel. Válassz egy tágas szabadtéri területet, és minden tervezett tevékenységet feltétlenül beszélj meg a helyszín vezetésével, mielőtt továbblépsz.

3. Esemény öltözködési kódexe

Ne feledd, hogy a szezon és a helyszín befolyásolja a vendégek viseletét. A meleg, napsütéses napon egy szabadtéri rendezvényen zajló rendezvények öltözködése nagyon különbözik egy vagy két hangulatos kandallóval rendelkező beltéri helyszíntől.

Helyszín kapacitása

Az események keresési helyszíneinek szűkítésének egyik legegyszerűbb módja annak meghatározása, hogy hány embert fogunk meghívni az eseményre. Ez az egyik olyan részlet, amelyet hasznos tudni, mielőtt elkezdenéd a helyszínkeresést. Egy kisebb helyszín ideális kisebb csoportok számára, mivel azt szeretnénk, hogy vendégeink megtapasztalják egy olyan hely meghittségét, amely megfelel a létszámnak.

A nagy összejöveteleken helyet kell biztosítani a résztvevőknek, hogy szétterüljenek. Nagyobb csoportoknál jól működik egy olyan helyszín, amely szükség esetén túlcsordul egy másodlagos helyszínre. Tervezz egy szabadtéri területre, például teraszos helyre vagy egy parkba.

A helyszín befogadóképességét az aznapi napirend befolyásolja. A helyszíni igények felmérésekor vedd figyelembe mind a tevékenységeket, mind az étkezést. Ha ülve vacsoráztok, ellenőrizd, hogy a szükséges asztalok és székek kényelmesen elférnek-e a területen, hogy a vendégek egymás könyökölése nélkül étkezhessenek.

Kedvező ár

A vállalati események általában a költségvetés korlátain belül zajlanak, és a helyszínbérlés valószínűleg az egyik legdrágább tétel a listán. Ha a dátumok rugalmasak, előfordulhat, hogy elcsalhatjuk a költségvetését. Kérj helyszíni árajánlatot a hét, hónap és év különböző időszakaira, és ütemezd a rendezvényt a legtakarékosabb időpontra.

Azok az idők, amelyekre kevésbé van kereslet, valószínűleg költségvetésbarátabbak. Hasonlíts össze egy tél közepén tartó szerdát egy nyári péntek estével, és jelentős különbséget fogsz látni. A korai foglalás szintén hozzájárulhat a jó foglalási arány biztosításához.

Logisztika

A helyszín logisztikája mindaz a gyakorlati elem, amely ahhoz szükséges, hogy a rendezvény kényelmes élménnyé váljon vendégeid számára. A jól megtervezett és szervezett logisztika általában láthatatlan, és zökkenőmentesen működik, míg a rosszul megtervezett logisztikát egy mérföldnyire észreveheti a résztvevők frusztrációja. A logisztika olyan dolgokat tartalmaz, mint:

Elérhető hely

Ellenőrizd, hogy a hely könnyen megközelíthető-e a vendégek számára. 

Keressen olyan helyszínt, amely kényelmesen közel van a tömegközlekedési terminálokhoz a helyi vendégek számára, és a repülőtéri hozzáférést, ha vendégeid érkeznek. Győződj meg arról, hogy elegendő helyszíni parkoló áll rendelkezésre a meghívott helyi vendégek számára, és ha inas szolgáltatásra van szükség, és biztosítani.