Azok, akik már szerveztek valaha bármilyen rendezvényt már tudják, hogy mennyi fejfájással jár. Egy munkahelyi rendezvény megszervezését gyakran a mindennapi munkánk mellett elvégzendő plusz feladatként kapjuk, amely különösen sok odafigyelést igényel, ha szeretnénk, hogy a főnök elégedett legyen a munkánkkal mivel egy sikeresen megszervezett rendezvény a céget is jó fényben tünteti fel.
Azonban, ha még nem rendeztünk egyetlen eseményt sem, rengeteg kérdés merülhet fel bennünk. Ezért a következőkben összeszedtük azokat a legfontosabb pontokat, amelyek egy sikeres rendezvény megszervezéséhez szükségesek, így remélhetőleg ezeket megfogadva könnyű dolgod lesz legyen szó bármilyen rendezvényről.
Határozd meg a célokat
Ha céges rendezvényről van szó, mindenképp beszéld meg a főnököddel, hogy pontosan mi az esemény célja. Jövedelem szerzés? Befektetők megnyerése? Új ügyfelek szerzése? Cég hírnevének népszerűsítése? Kérdezd meg, hogy ő hogyan képzeli el az esemény felépítését, mekkora létszámban gondolkozik, mekkora költségvetéssel számol, mik a dátumok és az esetleges B tervek. Mindezeket összevetve egy átfogó képet kaphatsz az eseményről, így könnyebben neki láthatsz a megszervezéshez.
Tervezzük meg a részleteket!
Amint a fent leírtakat nagyvonalakban meghatároztuk. Ideje részletesebben kidolgozni a terveket. Megállapítani, hogy ki lesz az esemény célcsoportja, meghatározni, hogy hol lesz majd a rendezvény, kik fognak majd beszélni, pontos létszámot kialakítani, gondoskodni az ételről és italról. Nagyon fontos még a megfelelő személyzet kiválasztása, aki a vendégeink jólétéről gondoskodnak az esemény ideje alatt.
Költségvetés meghatározása
Miután a főnököddel megbeszélted a költségvetéseket, ehhez mérten kell kialakítanod az eseményhez szükséges eszközök beszerzését. A legjobb módszer a szükséges kellékek beszerzésére, ha olyan helyszínt keresünk, ahol azok rendelkezésre állnak, és profi csapat irányítja a szervezést. A Zsidai Csoport éttermei kiváló megoldást jelenthetnek hisztöbb stílusú helyszín közül választhatsz, és a csapat tapasztalata is rendkívüli a szervezésben - így céges rendezvényekben is igen jártasak.
Vezessünk egy listát mindenről, ami az eseményhez szükséges, majd mérlegeljünk melyekre érdemes nagyobb összeget áldozni. Az étel és ital minőségén nem érdemes spórolni, és a személyzet is kiváló kell, hogy legyen. Legyen a meghatározott költségvetésen felül még egy kis vésztartalékunk, amellyel a nemvárt kiadásokat fedezhetjük.
Agenda kialakítása
Legyen szó bármilyen eseményéről, a vendégek szeretik, ha egy átlátható agendát kapnak a programokról. Számítsuk bele a szüneteket, az előadók beszédét, és hogy mikor lehet szabadon beszélgetniük, ismerkedniük a vendégeknek.
Programok
Az esemény megszervezésének egyik legnehezebb része, hogy a vendégek érdekesnek és izgalmasnak találják rendezvényt illetve, hogy jól szórakozzanak. Ehhez ne féljünk szakértők tanácsához fordulni. A rendezvényszervezéssel foglalkozó cégek nagyszerű ötleteket adhatnak, amelyeket alkalmazva biztos lesz a siker.
Ha az eseményen előadókat szeretnénk meghívni, olyan előadókat válasszunk, akik érdekesen és jól tudnak előadásokat tartani. A téma is lehetőleg olyan legyen, amely mindenki számára érdekes lehet.
Egy esemény megszervezése tehát igen összetett dolog, de amennyiben időben elkezdjük a szervezést, és alaposan kigondolt tervek alapján haladunk előre, úgy gyerekjáték lesz az egész.
