A szervezni kívánt rendezvény sikeressége és visszhangja nagymértékben függ a megfelelő rendezvényhelyszín kiválasztásától. Ha kiváló elismerésekkel bíró helyszínre hívjuk meg vendégeinket, a siker már szinte garantált. Ha viszont igénytelen helyszínen töltjük el az időnket, a rendezvény kárára válhat. Ezért összegyűjtöttünk 3 és 1 bónusz tippet a megfelelő rendezvényhelyszín kiválasztása érdekében!
Így válassz megfelelő rendezvényhelyszínt
Ahogyan már említettük a helyszínválasztás az alapja a jó rendezvényeknek, ahogyan a kevésbé jó eseményeknek is. Tehát nem győzzük hangsúlyozni: egyáltalán nem mindegy, hogy melyik cégnek tervezünk fizetni. Következzen hát 3 és 1 bónusz tipp a megfelelő rendezvényhelyszín kiválasztásához!
1. Határozd meg a rendezvény típusát!
A tervezett rendezvény típusából kell kiindulnod, ha sikeres rendezvényt szeretnél lebonyolítani. Nem minden rendezvényhelyszín alkalmas különféle rendezvények lebonyolítására. Tehát vedd figyelembe rendezvényed célját. Értelemszerűen egy több napos konferenciának más és más kritériumai vannak, mint egy évfordulós ünnepségnek.
A céges csapatépítő helyszínek tekintetében is érdemes különös figyelmet szentelni a választásnak, hiszen a megfelelő rendezvényhelyszín nagymértékben hozzájárulhat a vállalat jövőbeli sikereihez.
A Hotel Vinifera Wine&Spa Superior***** ilyen tekintetben elsőrangú választás, hiszen nagyon komplex és magas színvonalú szolgáltatásokat kínál, mint csapatépítő helyszín Balatonfüreden. Itt a luxus szolgáltatások mellett wellness és gasztrokalandok is várják a vállalati csapatépítés résztvevőit.
2. Tervezd meg a rendezvény létszámát!
A következő lépés a rendezvény típusának helyes meghatározása után a létszám felbecslése. A legkönnyebb dolgod akkor lesz, ha magán, privát rendezvényt szervezel, hiszen ekkor vendéglista alapján fogsz dolgozni. Amennyiben sok vendégre számítasz, érdemes nagyvárosba szervezned a rendezvényedet! Budapesten számtalan tömegközlekedési lehetőség közül tudnak választani a résztvevők, de sok cég kínál ingyenes parkolási lehetőséget vagy partner taxitársaságokat.
Kis létszámú rendezvények esetén pedig ne bérelj ki egy hatalmas termet, hiszen elég lesz számotokra csupán néhány asztal is egy kisebb személyzettel.
A céges csapatépítő helyszín esetében a cég méretei és azon belül a résztvevők száma fogják nagyrészt meghatározni, hogy mekkora rendezvényhelyszín és ezzel együtt csapatépítő helyszínre lesz szükség.
3. Határozd meg a rendezvény időtartamát!
A rendezvény létszámának helyes kiszámítása után pontosan határozd meg a rendezvény időtartamát! A pontos időpontokat minél előbb célszerű lefektetned, hiszen a marketingcélú szóróanyagokra, meghívókra is ezeket az időpontokat kell feltüntetned, ráadásul percre pontosan. A rendezvény típusa természetesen magával vonzza az egész esemény időtartamát.
Az előző példával élve egy konferencia valószínűsíthetőleg több napig is el fog tartani, míg egy évfordulós vacsora egy délután alatt lezavarható. A csapatépítő rendezvények általában nyáron vagy év végén zajlanak, de ez a cég egyéni igényeitől is függ. Az időtartam, a céges csapatépítő helyszín kapacitásától is függ. Ilyen esetben olyan helyet kell keresni, ami képes kiszolgálni a cég igényeit.
+1. Számold ki a rendezvény költségvetését!
Az előző pontokban kifejtett kritériumok alapján valószínűleg már körvonalazódott a tervezni kívánt rendezvény költségvetése. Jól számolj utána minden részletnek. A legnagyobb költséget értelemszerűen a rendezvényhelyszín bérlése fogja jelenteni. Ha ügyes vagy, akkor találhatsz olyan céget is, akik a rendezvényszervezéshez szükséges alapfeltételeken túl további szolgáltatásokat is nyújtanak, ami nagyban megkönnyítheti a dolgodat.
